Договорённость о празднике включает больше, чем дату и имя ребёнка. Нужно согласовать пространство, начало и окончание, число гостей, стоимость и пожелания семьи. Если один администратор записал детали в переписку, а второй помнит только время звонка, владельцу приходится восстанавливать план.
В ЦифраКидс эти сведения собираются в бронировании календаря. Сотрудник видит мероприятие на выбранный день и может проверить его перед подтверждением новых планов. Чтобы календарь отражал работу вашей комнаты, начните с настройки зон и понятных временных интервалов.
Опишите пространства, которые сдаёте под праздник
Выберите направление «Детская комната + бронь мероприятий», если принимаете детей и проводите события, или «Бронь мероприятий», если работаете только с бронированиями. Создайте зоны с понятными названиями, вместимостью и цветом календаря. Для пространства, которое означает всю площадку, включите соответствующую настройку.
Система проверяет пересечения в одной зоне. Бронирование всей площадки также конфликтует с одновременными бронями отдельных зон. Разные обычные зоны могут иметь самостоятельное расписание. Поэтому заранее решите, какие пространства действительно можно использовать параллельно, и настройте их соответственно: понятные названия помогут сотруднику выбрать правильное место, а вместимость — проверить число гостей.
Открыть настройку зон бронированияСохраняйте договорённость одной записью
В календаре выберите точку и дату, затем создайте бронь. Укажите название мероприятия, зону, начало и окончание, клиента из базы, число гостей и стоимость. В комментарий внесите согласованные детали, которые нужны администратору при подготовке. После сохранения ещё раз откройте карточку нужного дня и проверьте запись.
Полезно назвать мероприятие так, чтобы команда узнавала его без дополнительного поиска: например, «День рождения Маши». Это условный пример названия. Контакт хранится у выбранного родителя, поэтому перед бронированием убедитесь, что выбрана нужная карточка семьи. Дата рождения ребёнка помогает найти именинников, но сама по себе не резервирует время и зону.
Посмотреть создание бронированияУчитывайте время, когда зона действительно занята
Рассмотрим условный план: праздник в одной зоне записан с 14:00 до 16:00. Новая бронь с 15:00 до 17:00 пересечётся с ним, и сервис предложит выбрать другой интервал. Следующее мероприятие с 16:00 не пересекается с первым по времени, однако вашей команде может понадобиться подготовка пространства.
Заранее договоритесь, как учитывать уборку и подготовку в интервале занятости, и объясните этот порядок администраторам. Проверка календаря опирается на указанные начало и окончание. Если планы поменялись, измените запись до прихода гостей, затем проверьте новое время и зону. Так следующий сотрудник увидит актуальную договорённость, а не прежний вариант праздника.
Посмотреть изменение времени и деталейРазделяйте бронь, приход и полученную оплату
Сохранённая бронь занимает время в календаре, но не означает, что деньги уже получены. Когда гости пришли, администратор нажимает «Пришли». Сервис создаёт внутренний счёт по стоимости мероприятия из записи. Перед этим сверьте клиента, зону, время и цену: после прихода или создания счёта изменение и отмена брони блокируются.
Сотрудник с правом оплаты открывает счёт и отмечает фактически полученные деньги и их способ. Счёт мероприятия появляется в разделе «Деньги» вместе с другими расчётами точки. Скидки и семейные бонусы программы посещений на него не распространяются. Отметка сохраняет внутренний учёт; банковский платёж и кассовый чек оформляются вашими средствами приёма оплаты и кассовой системой.
Открыть порядок прихода и расчётаОсвобождайте отменённое время и проверяйте ближайшие события
Если семья отказалась от мероприятия до прихода и создания счёта, отмените бронь через её карточку. Запись исчезнет из активного списка, и время станет доступно для нового бронирования. При переносе в другую точку оформляйте новую бронь: существующую запись нельзя переместить между площадками.
Перед началом дня откройте нужную дату и проверьте все зоны, гостей и комментарии. Такой короткий просмотр помогает распределить подготовку внутри небольшой команды. Календарь сохраняет договорённости в доступном сотрудникам месте, а проверки времени и вместимости помогают заметить конфликт при записи, пока его можно обсудить с родителем.
Посмотреть отмену бронированияНачните с одной рабочей смены
За бесплатные 7 дней без привязки карты создайте учебный праздник, попробуйте пересекающуюся бронь, измените время и проверьте отмену. На отдельном примере отметьте приход гостей и откройте счёт: так команда освоит весь порядок заранее.
7 дней со всеми возможностями. Без привязки карты.
