В конце смены мало посмотреть одну сумму. Часть семей заплатила наличными, часть — картой, какой-то счёт ещё ждёт оплаты, а владелец уже забрал деньги из кассы. Если смешать эти события, даже правильные записи будут выглядеть противоречиво.
В ЦифраКидс поступления, неоплаченные счета и остаток наличных можно проверить отдельно. Ниже — рабочий порядок для владельца и администратора. Это последовательность сверки записей в сервисе и фактических денег, которую удобно повторять в конце дня.
Начните с полученных оплат за день
Выберите нужную точку и откройте раздел «Деньги». Итоги дня показывают сумму полученных оплат, число оплаченных счетов и средний оплаченный счёт. Поступления относятся к дате фиксации оплаты. Поэтому счёт, созданный вчера и оплаченный сегодня, попадёт в сегодняшние деньги. Созданный сегодня, но ещё не оплаченный счёт поступлением не станет.
Разбивка по способам помогает сопоставить записи с наличными и данными ваших средств приёма оплаты. Допустим, в условный день отмечено 1 800 ₽ наличными и 2 400 ₽ картой: всего получено 4 200 ₽. Эти числа объясняют пример, а не описывают результаты клиентов. Поступления в сервисе показывают полученные оплаты; расходы и прибыль площадки нужно оценивать отдельно.
Посмотреть итоги дня и ожидающие оплаты счетаПроверьте, какие счета ещё ждут денег
Откройте список «Ждут оплаты». Здесь находятся все неоплаченные счета выбранной точки, включая записи предыдущих дней. Он помогает проверить незавершённые расчёты, которые легко пропустить, если смотреть только сегодняшние поступления. Отдельный показатель неоплаченных счетов, созданных сегодня, относится именно к сегодняшним новым счетам.
Откройте нужный счёт и сверяйте назначение: посещение ребёнка, предоплату, доплату или мероприятие. Если деньги уже получены, проверьте сумму и сохраните фактический способ оплаты. Если денег ещё нет, оставьте счёт ожидающим. Так список сохраняет смысл и показывает владельцу, какие расчёты требуют внимания. Для счёта с несколькими детьми также проверьте, что завершены нужные посещения.
Открыть порядок фиксации оплатыСравните наличные с накопленным остатком
Наличные в кассе считаются по отмеченным наличным оплатам за всё время с учётом записанных инкассаций. Карта, СБП и перевод этот остаток не увеличивают. Сумма купюры, которую дал родитель, тоже не равна поступлению: после выдачи сдачи в кассе остаётся сумма оплаченного счёта. В окне наличной оплаты сервис помогает рассчитать сдачу.
Продолжим условный пример. По предыдущим записанным операциям в кассе осталось 600 ₽. За день получено ещё 1 800 ₽ наличными, а владелец забрал и записал 2 000 ₽. Остаток по учёту составит 400 ₽. Поступления за день при этом сохранятся: инкассация уменьшает деньги в кассе, но не отменяет клиентские оплаты. Пересчитайте реальные наличные и сопоставьте их с этим остатком.
Посмотреть расчёт наличных и сдачиЗаписывайте изъятие после фактической передачи денег
После того как уполномоченный сотрудник забрал деньги, нажмите «Забрать наличные». Укажите сумму, проверьте будущий остаток и при необходимости добавьте комментарий. Подтвердите фактическое изъятие и сохраните инкассацию. Сервис записывает время, сумму и автора. Запись нельзя изменить или удалить, поэтому перед подтверждением внимательно сверьте цифры.
Сумма инкассации не может превышать остаток наличных по учёту. Если пересчитанные деньги отличаются от него, сначала проверьте клиентские оплаты, выбранные способы и предыдущие инкассации. Раздел «Отчёты за период» помогает просмотреть историю. Удобно договориться, кто пересчитывает деньги и кто фиксирует изъятие, чтобы одна передача была записана один раз.
Открыть инструкцию по инкассацииПередавайте следующему сотруднику понятный итог
В конце рабочего дня проверьте активные посещения, список ожидающих счетов, способы оплаты и кассу. Владельцу доступны календарь поступлений и отчёты за период с учётом прав пользователя. Через них можно открыть нужный день и найти записи, из которых складывается сумма. При нескольких площадках проводите эту проверку для каждой выбранной точки.
Сверка будет полезнее, если администраторы отмечают оплату после получения денег и выбирают правильный способ сразу. Кнопка фиксации сохраняет внутреннюю запись в ЦифраКидс; банковскую операцию выполняет ваш способ приёма оплаты, кассовый чек — ваша кассовая система. После проверки передайте следующему сотруднику фактический остаток и список вопросов по ещё не завершённым расчётам.
- Сопоставьте полученные оплаты со способами, которыми принимали деньги.
- Пересчитайте наличные и учтите все записанные изъятия.
- Уточните каждый ожидающий счёт и завершите нужные посещения.
Начните с одной рабочей смены
За бесплатные 7 дней проверьте день с разными способами оплаты, неоплаченным счётом и одной инкассацией. Убедитесь, что команда отличает поступления за день от остатка наличных и может найти записи, объясняющие обе суммы.
7 дней со всеми возможностями. Без привязки карты.
