Для гостя игровая комната остаётся одной и той же, даже если сегодня его встречает другой администратор. Родителю удобно, когда сотрудник находит нужного ребёнка и знакомые условия посещения. Команде для этого нужна общая база, в которой понятно, кто связан с кем и где искать сведения.
В ЦифраКидс родители и дети имеют отдельные связанные карточки. Такая структура помогает небольшой площадке вести семейный учёт: находить постоянных гостей, принимать нескольких детей и сохранять общие условия скидок или бонусов. Начать можно с нескольких простых правил для всей команды.
Сначала ищите, затем добавляйте
Перед созданием карточки спросите телефон родителя и проверьте его в поиске. В списке родителей можно искать по номеру, фамилии, имени и имени связанного ребёнка. Если семья уже приходила, открывайте существующую запись. Так сведения о визитах и условия программы остаются в нужной карточке.
При сохранении сервис проверяет дубли по телефону и сообщает, если такой номер уже есть. Это полезно, когда разные администраторы по очереди принимают одних гостей. Однако проверка номера не заменяет внимательность: уточните имя и ребёнка, прежде чем выбирать найденного человека. Для новой семьи заполните имя, телефон и другие известные данные.
Посмотреть поиск и добавление родителяСвязывайте ребёнка с нужными взрослыми
Представим условную семью: в понедельник ребёнка привела мама, в субботу — папа. Добавьте карточки обоих взрослых и отметьте их у одного ребёнка. При следующем визите администратор сможет найти ребёнка через любого связанного родителя. Создавать второго ребёнка для той же семьи не потребуется.
Если у семьи двое детей, заведите каждому свою карточку и свяжите с родителями. При приёме можно выбрать обоих и указать каждому тариф и длительность. Связи особенно важны для лояльности: родители общих детей используют единый семейный баланс и условия скидки. Перед сохранением внимательно проверьте выбранных взрослых, чтобы случайно не объединить разные семьи.
Открыть инструкцию по связям ребёнкаЗаписывайте сведения, которые помогают работать
В карточке ребёнка доступны возраст, дата рождения, особенности и комментарий. Договоритесь, какие заметки полезны вашей команде, и формулируйте их понятно следующему сотруднику. Если родитель уточнил ранее записанное сведение, обновите карточку через редактирование. Иначе база постепенно начнёт передавать устаревшую информацию.
Дата рождения помогает автоматически считать возраст и показывает ребёнка в календаре именинников. Если точная дата неизвестна, возраст можно указать вручную. Календарь подсказывает повод обсудить будущий праздник с семьёй; день рождения в карточке не создаёт мероприятие. Само бронирование оформляйте отдельно после согласования зоны, времени и остальных условий.
Посмотреть сведения в карточке ребёнкаПроверяйте активность по понятным показателям
В карточке родителя можно увидеть дату регистрации, последнее посещение и число визитов связанных детей. Последнее посещение и число визитов относятся к выбранной точке. Эти сведения помогают вспомнить знакомую семью и понять, когда она была на площадке. Для поиска конкретного расчёта используйте внутренние счета в разделе денег, где сохраняются назначение услуги, сумма и способ оплаты.
При чтении статистики учитывайте единицу измерения. Один визит ребёнка — одно посещение: приход двух детей даст два посещения. Это не означает, что площадку посетили две отдельные семьи. Такой подход помогает владельцу обсуждать цифры с администраторами одинаково и не путать количество детских визитов с количеством родителей.
Посмотреть возможности семейного учётаПроверьте базу глазами следующего администратора
После настройки попросите другого сотрудника найти учебную семью без ваших подсказок. Пусть он начнёт с телефона второго родителя, откроет ребёнка и перейдёт к приёму. Если приходится спрашивать, какую карточку выбрать, поправьте данные или договоритесь об одном порядке их заполнения.
Для небольшой комнаты полезнее регулярно поддерживать несколько нужных полей, чем собирать длинные записи, которыми никто не пользуется. При повторном визите проверяйте контакт, связи и изменившиеся сведения. ЦифраКидс даёт команде общий источник этих данных, а последовательный порядок работы помогает сохранять его понятным по мере роста базы.
Разобраться в семейном учётеНачните с одной рабочей смены
За бесплатные 7 дней без привязки карты создайте учебную семью с двумя родителями и двумя детьми. Проверьте поиск через каждого взрослого, приём детей и доступные условия семьи. Затем повторите этот путь с другим администратором.
7 дней со всеми возможностями. Без привязки карты.
